Digitální checklist
Léto je obdobím zaslouženého odpočinku. Z pohledu firem je ale také časem, kdy se častěji projeví závislost na jednotlivcích, zapomenutá oprávnění nebo končící certifikáty.
Než se kanceláře naplno vyprázdní a zaměstnanci vyrazí na dovolenou, doporučujeme projít několik jednoduchých bodů. Mohou pomoci předejít zbytečným komplikacím během prázdninových měsíců.
1. Zkontrolujte platnost certifikátů
Máte přehled o tom, kterým zaměstnancům v následujících týdnech končí certifikáty?
Expirace certifikátu během dovolené může znamenat nemožnost podepisovat dokumenty, přihlašovat se do systémů nebo provádět důležité úkony.
Prodloužit platnost certifikátu
2. Ověřte zastupitelnost klíčových osob
Co se stane, když bude odpovědná osoba dva týdny mimo kancelář? Zamyslete se zejména nad:
- schvalováním smluv,
- podepisováním dokumentů,
- správou certifikátů,
- přístupem do důležitých systémů.
Dovolená by neměla zastavit běžný provoz firmy.
3. Prověřte přístupy a oprávnění
Prázdninové období bývá často spojeno se zastupováním kolegů. Ověřte, zda mají pověřené osoby potřebná oprávnění a přístupy.
Je lepší zjistit případné nedostatky před odjezdem než ve chvíli, kdy je potřeba něco urgentně vyřešit.
4. Zkontrolujte přístup k datové schránce
Datová schránka funguje bez ohledu na dovolené.
Ujistěte se, že:
- je zajištěno pravidelné sledování zpráv,
- existuje zastupitelnost odpovědných osob,
- jsou správně nastavena oprávnění.
5. Myslete na elektronické podepisování
Pokud ve firmě využíváte elektronické podpisy, ověřte si, že potřebné osoby mají k dispozici vše potřebné pro práci i během letního období. V našem e-shopu najdete na jednom místě vše potřebné.
Důležité dokumenty tak nemusí čekat na návrat z dovolené.
6. Nepodceňujte bezpečnost
Letní měsíce bývají oblíbeným obdobím pro různé podvodné kampaně a phishingové útoky.
Připomeňte zaměstnancům základní pravidla:
- neotvírat podezřelé přílohy,
- ověřovat odesílatele,
- chránit přístupové údaje,
- používat zabezpečená zařízení.
Přejeme klidné léto
Pár minut věnovaných kontrole digitálních procesů může ušetřit mnoho starostí během dovolené.
Přejeme vám pohodové léto, bezpečné cestování a bezproblémový chod všech důležitých firemních procesů.
S pozdravem,
Tým I.CA
